Adhérents et club
Une gestion des adhésions souple pour les clubs sportifs
Créez vos propres formules, automatisez les renouvellements, fixez les conditions d'accès et délivrez des cartes numériques : tout ce dont votre club a besoin.
Gestion des adhésions
Gérez vos adhérents, pas vos tableurs
ClubPal vous donne tout ce qu'il faut pour gérer les adhésions de votre club. Créez des formules souples avec vos propres règles et vos propres tarifs, automatisez les renouvellements pour ne plus relancer chaque année, et offrez à vos adhérents les outils en libre-service qu'ils attendent.
Que vous ayez une poignée d'adhérents ou plusieurs centaines, ClubPal suit votre croissance. Reliez les adhésions aux conditions d'accès aux séances et aux paiements en ligne pour une gestion du club fluide, de bout en bout.
Formules sur mesure
Créez autant de formules d'adhésion que nécessaire, chacune avec son prix, sa durée et ses conditions d'accès.
Renouvellement automatique
Renouvelez les adhésions automatiquement et ne courez plus après les paiements chaque année.
Cartes numériques
Délivrez instantanément des cartes d'adhérent Apple Wallet et Google Wallet : vos adhérents ont toujours leur justificatif d'adhésion sur leur téléphone.
L'adhésion, vue du côté de l'adhérent
Chaque formule que vous créez apparaît sur une seule page, avec son prix et sa description. Les adhérents choisissent celle qui leur convient et adhèrent eux-mêmes : pas d'échange d'e-mails, pas de formulaire papier, rien à saisir ensuite de votre côté.
Les conditions d'accès sont vérifiées au moment du paiement : personne ne prend une formule à laquelle il n'a pas droit, et vous n'avez rien à défaire après coup.
En détail
Conditions d'accès : réservez chaque adhésion aux bonnes personnes
Un contrôle précis
Les conditions d'accès vous permettent de décider précisément qui peut prendre chaque formule d'adhésion. Filtrez selon l'âge, le sexe, une adhésion existante, ou n'importe quelle combinaison de critères.
Limites d'âge (minimum et maximum)
Formules réservées aux femmes ou aux hommes
Adhésion préalable obligatoire
Périodes d'achat
Des règles qui s'appliquent toutes seules
Une fois définies, les conditions d'accès s'appliquent automatiquement au paiement. Un adhérent qui ne remplit pas les conditions ne peut tout simplement pas acheter : pas de vérification à la main, pas de conversation gênante, pas de travail en plus.
Application automatique au paiement
Des messages clairs qui expliquent pourquoi l'achat est impossible
Possibilité de passer outre pour un administrateur, si besoin
Toutes les fonctions
Tout ce qu'il faut pour gérer les adhésions
Formules sur mesure
Créez autant de formules d'adhésion que vous voulez, avec vos tarifs, vos durées et vos descriptions. Mettez des formules en avant et choisissez l'ordre dans lequel vos adhérents les voient.
Renouvellement automatique
Programmez le renouvellement automatique des adhésions via ClubPal Payments. Les adhérents sont prévenus à l'avance et peuvent se désinscrire ou changer de formule à tout moment.
Adhésions familiales
Regroupez toute une famille sur un seul compte, avec une facturation commune. Chacun garde son propre profil et réserve de son côté.
Cartes d'adhérent numériques
Délivrez instantanément des cartes d'adhérent Apple Wallet et Google Wallet. Scanner le code QR de la carte affiche toujours l'état actuel de l'adhésion.
Conditions d'accès
Décidez exactement qui peut prendre chaque formule. Fixez des tranches d'âge, une adhésion préalable, des restrictions de sexe ou des périodes d'achat, appliquées automatiquement.
Tarifs au prorata
Calculez automatiquement un prix au prorata pour ceux qui adhèrent en cours de période. Les retardataires paient un prix juste et profitent pleinement de leur adhésion.
Qualifications et justificatifs
Enregistrez le contrôle d'honorabilité, le secourisme et les diplômes d'entraîneur de chaque adhérent, avec leurs dates de délivrance et d'expiration, et voyez sur un seul tableau de bord tout ce qui arrive à échéance.
Toutes les fonctions, en détail
Tout sur la gestion des adhésions
Formules illimitées
Créez autant de formules d'adhésion que votre club en a besoin, chacune avec son nom, son prix et sa description
Maîtrise de la durée
Fixez une durée (mensuelle, trimestrielle, annuelle) ou des dates de début et de fin pour les adhésions saisonnières
Images des formules
Ajoutez une image ou une icône à chaque formule pour les distinguer d'un coup d'œil
Formules mises en avant
Signalez vos formules les plus demandées ou recommandées par un badge, pour guider le choix des adhérents
Limites d'âge
Fixez un âge minimum, maximum, ou les deux, pour chaque formule d'adhésion
Restriction selon le sexe
Réservez des formules aux adhérents d'un sexe donné, pour les programmes du club qui le demandent
Adhésion préalable
Exigez une adhésion en cours avant qu'un adhérent puisse prendre une formule donnée
Périodes d'achat
Autorisez les achats uniquement entre deux dates, idéal pour les inscriptions de saison ou les tarifs de lancement
Comptes famille
Regroupez une famille sous une facturation commune, chacun gardant son propre profil
Comptes jeunes
Créez des profils d'enfants liés au compte d'un parent ou responsable légal, avec les droits d'accès adaptés
Adhésions duo
Créez des formules pour les couples ou les binômes, avec un seul paiement partagé
Catalogue des justificatifs
Définissez une fois les qualifications que suit votre club, avec des suggestions qui incluent DBS, PVG, AccessNI, Garda Vetting, Working With Children Checks et SafeSport
Dates de délivrance et d'expiration
Chaque justificatif d'un adhérent porte les deux : l'état est calculé, pas retenu de mémoire
Délai d'alerte avant expiration
Choisissez combien de jours avant l'expiration un justificatif passe à l'orange, pour chaque type de justificatif
Tableau des échéances
Adhérent, justificatif, date et état, les plus proches d'abord, filtrable et exportable, avec par défaut tout ce qui n'est pas valide
Justificatifs sur le profil
Une carte sur la page de l'adhérent liste ce qu'il détient, avec les dates et l'état, à côté de son adhésion et de ses paiements
Utilisés par les conditions d'accès
Une règle de qualification obligatoire vérifie que le justificatif est valide le jour de la séance, et pas seulement qu'il a été enregistré un jour
De vrais groupes
Un groupe a un nom, une description, une liste d'adhérents et les droits qu'il accorde, au lieu d'un texte libre saisi sur un profil
Renommer sans risque
Les adhérents, les formules, les conditions d'accès, les partages de fichiers et les canaux de discussion restent liés au même groupe et affichent aussitôt le nouveau nom
Attribués par une formule
Une formule d'adhésion peut placer les adhérents dans des groupes à l'achat et au renouvellement, et les en retirer à l'expiration si vous le souhaitez
Appliquer aux adhérents actuels
Ajoutez les groupes d'une formule à tous ceux qui l'ont déjà, sans attendre les renouvellements. L'opération ne fait qu'ajouter : la lancer deux fois ne pose aucun problème
Un groupe, de nombreux usages
Ciblez un e-mail, filtrez et exportez la liste des adhérents, partagez un dossier, limitez qui peut réserver ou acheter, et choisissez qui fait partie d'un canal de discussion
Archiver plutôt que supprimer
Un groupe archivé garde ses adhérents et continue d'accorder ses droits, mais n'apparaît plus dans les listes de choix, pour que personne n'y ajoute quelqu'un par erreur
La suppression dit ce qu'elle touche
La confirmation nomme les adhérents, les droits, les formules, les conditions d'accès et les partages de fichiers concernés, et prévient quand un canal de discussion en dépend
Des noms uniques
Les noms de groupe sont uniques dans le club, sans tenir compte des majuscules : Entraîneurs et entraîneurs ne peuvent pas coexister
Adhésion en cours ou non renouvelée
À son expiration, une adhésion passe automatiquement à l'état non renouvelée, sans intervention de votre part
Rappels de renouvellement
Des rappels automatiques par e-mail avant l'expiration, à 30, 14, 7 et 1 jour, au choix
Historique de l'adhésion
L'historique complet des adhésions passées, des paiements et des changements d'état de chaque adhérent
Tarifs au prorata
Calculez automatiquement un prix au prorata pour ceux qui adhèrent en cours de période : ils ne paient que ce qu'il reste
Tarifs de lancement
Fixez un tarif réduit temporaire avec une date limite d'achat, pour récompenser ceux qui s'inscrivent tôt
Codes de réduction
Créez des codes à usage unique ou multiple pour appliquer une réduction à des formules d'adhésion précises
Champs personnalisés
Ajoutez des champs aux formulaires d'adhésion, comme la personne à contacter en cas d'urgence, des informations médicales ou des données propres au club
Dépôt de documents
Permettez aux adhérents de déposer des justificatifs, comme un certificat médical ou une décharge signée
Confidentialité
Choisissez quels champs du profil sont visibles par les autres adhérents ou par les administrateurs seulement
Sept types de champ
Texte, paragraphe, choix unique, choix multiple, case oui/non, date et heure : chaque champ correspond à la réponse que vous attendez vraiment
Regroupés en sections
Les champs se rangent dans des groupes nommés, comme Médical ou Contact d'urgence, affichés en sections sur le profil et dans les formulaires, que l'on peut réordonner et supprimer sans risque, puisqu'on vous demande d'abord de déplacer les champs
Demandés à l'inscription
Cochez un champ pour l'afficher sur le formulaire d'inscription : il apparaît alors à l'inscription et sur le formulaire d'achat de l'adhésion, obligatoire si vous le souhaitez
Trois niveaux de visibilité
Masqué pour l'adhérent mais visible par les administrateurs, en lecture seule, ou modifiable par l'adhérent lui-même
Sur la réservation
Choisissez les champs qui accompagnent une réservation : le contact d'urgence ou les informations médicales figurent à côté de chaque réservation et dans son export
Inclus dans les exports
Les valeurs des champs du profil figurent dans l'export des adhérents, les choix multiples sous forme de liste entre guillemets séparée par des virgules
E-mails de bienvenue
Envoyez automatiquement un e-mail de bienvenue personnalisable dès qu'une nouvelle adhésion est prise
Rappels de renouvellement
Des rappels automatiques à plusieurs échéances avant l'expiration d'une adhésion, au choix
Notification de non-renouvellement
Une notification automatique prévient l'adhérent quand son adhésion n'est pas renouvelée, avec un lien direct pour la renouveler
Apple Wallet et Google Wallet
Les adhérents ajoutent leur carte à Apple Wallet ou Google Wallet depuis leur compte, leur page d'adhésion ou la confirmation d'achat
État en direct au scan
Le code QR ouvre une page de vérification qui affiche l'état actuel : un adhérent non renouvelé apparaît comme tel, même avec une ancienne carte
Pointage par code QR
Les adhérents présentent le code QR de leur carte pour être pointés à la séance, à la place des feuilles d'émargement
Rôles d'administration
Attribuez les rôles d'administrateur, de coordinateur et d'adhérent, chacun avec le niveau d'accès qui convient
Séances réservées
Liez l'état de l'adhésion aux conditions de réservation : les non-adhérents ne peuvent pas réserver les séances réservées aux adhérents
Contenus réservés
Réservez aux adhérents certains contenus, documents et ressources du site web de votre club
Droits accordés par un groupe
Cochez les droits qu'un groupe confère : toute personne du groupe les détient tant qu'elle en fait partie. Un seul endroit pour les vérifier, un seul pour les retirer
L'accès part avec la personne
Retirez quelqu'un du groupe Bureau et l'accès que le groupe accordait part avec lui, sans que personne ait à se souvenir de ce qu'il faut retirer
Les deux sources réunies
Un adhérent détient un droit si son propre compte ou l'un de ses groupes le lui donne
Pas d'élévation de privilèges
Un groupe ne peut accorder que des droits que vous détenez vous-même, et Administrateur système ne peut jamais être accordé par un groupe. Les deux règles sont vérifiées à l'enregistrement, pas seulement masquées dans l'interface
Un accès ciblé, sans droit à accorder
Un responsable de séance ou un entraîneur accède automatiquement à sa propre séance et à ses réservations, sans pouvoir modifier, annuler ou supprimer quoi que ce soit d'autre
Sans abonnement
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Ce que disent les clubs
Plébiscité par les dirigeants, les adhérents et les entraîneurs
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Tarif en France. 3,5 % partout, la part fixe dépend de la devise, voir le tableau.
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