Planning et réservations

Des séances mieux organisées, avec moins de paperasse

Automatisez les plannings récurrents, gérez les listes d'attente et suivez les présences à chaque cours de votre club.

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Le calendrier d'un club sur un téléphone, avec les séances et les événements de chaque jour, leur heure de début et leur lieu

Gestion des séances

L'outil de planification pensé pour les clubs gérés par des bénévoles

La gestion des séances de ClubPal vous donne la main sur tout le planning du club, de la séance ponctuelle aux récurrences complexes avec exceptions. Fixez des limites de capacité, choisissez les périodes de réservation et laissez la liste d'attente se gérer toute seule.

Que vous organisiez des séances de natation hebdomadaires, des cours de fitness quotidiens ou des ateliers techniques mensuels, ClubPal s'occupe du planning pour que vos bénévoles se consacrent à l'entraînement, pas à l'administratif. Pour les disponibilités en temps réel et la liste d'attente sur lesquelles les adhérents réservent, voyez notre logiciel de réservation pour club.

Séances récurrentes
Créez des plannings récurrents, avec des exceptions pour les jours fériés et les annulations ponctuelles, sans tout ressaisir.

Capacité et listes d'attente
Fixez un nombre maximal de participants et laissez ClubPal gérer automatiquement la liste d'attente quand une séance est complète.

Suivi des présences
Comparez les présences réelles aux réservations, repérez les tendances et exportez les statistiques des séances pour votre bureau.

La vue mensuelle du calendrier d'un club, avec Masters Swim chaque lundi, Track Night chaque mardi et Turbo Club chaque mercredi, en couleurs selon la discipline, et des événements du club comme l'assemblée générale et un duathlon d'hiver entre les deux

Toute une saison, programmée une seule fois

Créez la récurrence une fois et le calendrier se remplit tout seul. Masters Swim le lundi, Track Night le mardi, Turbo Club le mercredi, aussi loin que vous voulez publier, avec les événements du club sur le même calendrier.

Annulez une semaine pour un jour férié, déplacez une séance dans un autre lieu ou ajoutez une séance ponctuelle un samedi. Le reste de la récurrence continue sans changement.

Un planning souple

De la séance ponctuelle au programme récurrent le plus complexe

Des récurrences avec exceptions

Créez une séance récurrente une fois et gérez chaque exception sans bouleverser tout le planning. Annulez une date, changez de lieu ou ajustez la capacité pour une occasion particulière.

Récurrences quotidiennes, hebdomadaires et sur mesure

Annuler ou modifier une seule date

Responsables de séance et entraîneurs affectés

Des conditions d'accès par séance

Réservez une séance aux adhérents à jour, exigez certaines formules d'adhésion ou ouvrez-la au public pour accueillir des invités. Vous décidez entièrement de qui peut réserver.

Séances réservées aux adhérents ou à certaines formules

Périodes de réservation propres à chaque séance

Règles d'annulation et de remboursement réglables

Tout est inclus

Tous les outils de séance dont votre club a besoin

Séances récurrentes

Créez des séances récurrentes selon vos propres règles. Gérez les jours fériés et les annulations ponctuelles sans repartir de zéro.

Listes d'attente

Une liste d'attente gérée automatiquement pour les séances complètes. Les adhérents sont prévenus et une place leur est proposée dès qu'une annulation arrive.

Tarifs selon la formule

Fixez des tarifs différents selon les formules d'adhésion. Choisissez pour chaque séance les moyens de paiement et les types de pass acceptés.

Catégories de séances

Organisez les séances par couleur et par catégorie, et mettez certaines séances en avant, pour que les adhérents trouvent facilement.

Confirmations de réservation

Les adhérents reçoivent une confirmation immédiate et des rappels automatiques avant chaque cours.

Statistiques des séances

Suivez dans le temps les taux de présence, les recettes par séance, le taux de remplissage et les notes des adhérents.

Galeries photo et vidéo

Un onglet Médias sur chaque séance. Glissez-déposez photos et vidéos directement sur la page, y compris les fichiers HEIC d'un iPhone, sans conversion préalable.

Visionneuse plein écran

Les adhérents parcourent la galerie d'une séance en plein écran avec les flèches du clavier, voient qui a déposé chaque photo et quand, et téléchargent l'original en pleine résolution.

Remplacements et qualifications

Fixez un nombre de participants par entraîneur, et le nombre d'entraîneurs requis se recalcule à mesure que les réservations arrivent. Une séance peut exiger une qualification de toute personne ajoutée comme entraîneur, même lors d'un ajout manuel.

Toutes les fonctions, en détail

Tout sur la gestion des séances

Création et modification des séances

Créez et modifiez le détail des séances, avec de nombreux réglages

Séances récurrentes

Créez des séances récurrentes selon vos propres règles

Exceptions

Gérez les jours fériés, les annulations et les changements ponctuels

Gestion de chaque date

Gérez individuellement chaque date d'une séance récurrente

Catégories et filtres

Classez les séances par type, avec des filtres avancés

Couleurs des séances

Repérez les séances au premier coup d'œil, avec des couleurs au choix

Séances mises en avant

Mettez en valeur les séances importantes ou les plus demandées

Lieu et carte

Le lieu de chaque séance, avec une carte intégrée

Responsables de séance et entraîneurs

Affectez et affichez les responsables et les entraîneurs de chaque séance

Informations aux participants

Partagez les informations utiles avec les participants à la séance

Galeries photo et vidéo des séances

Un onglet Médias sur chaque séance pour partager photos et vidéos avec les adhérents

Dépôt groupé par glisser-déposer

Déposez plusieurs fichiers à la fois sur la page, avec la progression de chacun en direct

Visionneuse plein écran

Parcourez avec les flèches du clavier, voyez qui a déposé quoi et quand, téléchargez l'original

De nombreux formats

Photos JPEG, PNG, WebP, GIF et HEIC, et vidéos MP4, MOV et WebM

Fichiers volumineux

Dépôts jusqu'à 1 Go, découpés automatiquement au-delà de 2 Mo pour résister à une coupure de connexion

Dépôts soumis à autorisation

Tous les adhérents peuvent voir. Seuls les administrateurs et les entraîneurs disposant de l'autorisation Gérer les séances peuvent déposer ou supprimer

Capacité des séances

Fixez le nombre maximal de participants par séance

Listes d'attente

Une liste d'attente gérée automatiquement pour les séances complètes

Périodes de réservation

Choisissez quand les réservations s'ouvrent et se ferment

Séances réservées aux adhérents

Limitez l'accès aux seuls adhérents du club

Formules d'adhésion exigées

Précisez les formules d'adhésion qui donnent accès à la séance

Champs de réservation personnalisés

Recueillez des informations supplémentaires lors de la réservation

Participants par entraîneur

Fixez un ratio, et le nombre d'entraîneurs requis se recalcule à mesure que les réservations arrivent, sans jamais descendre sous votre minimum

Ajustement séance par séance

Un administrateur qui fixe à la main le nombre requis pour une soirée donnée l'emporte sur le calcul pour cette soirée

Conditions d'accès des entraîneurs

Un second jeu de règles sur la séance pour qui peut être ajouté comme entraîneur : qualifications, tranche d'âge, groupes d'adhérents ou champ du profil

Appliquées à chaque fois

La vérification se fait au niveau des réservations : un administrateur qui ajoute un entraîneur à la main passe par la même règle qu'un entraîneur qui s'ajoute lui-même

Vérifiées à la date de la séance

Une qualification qui expire avant la séance est refusée dès maintenant, et pas à l'entrée

Tableau de bord des remplacements

Chaque séance des 28 prochains jours qui manque d'entraîneurs ou dont les entraîneurs n'ont pas les qualifications requises, avec un compteur sur l'accueil de l'administration

Fréquentation attendue

La moyenne des réservations confirmées sur les six dernières occurrences, affichée à côté du nombre d'entraîneurs requis, pour que les réservations tardives ne masquent pas un manque

Tarifs selon la formule

Des grilles tarifaires souples selon les formules

Moyens de paiement par séance

Choisissez les moyens de paiement selon le type de séance

Pass acceptés

Un système de pass de séances pour les réservations groupées

Délais d'annulation et de remboursement

Des règles de remboursement automatiques selon le moment

Conditions de réservation et confirmation

Des conditions claires et une confirmation nette

Notes et avis sur les séances

Les retours des participants et les notes de séance

Suivi de l'état des réservations

Suivez l'état : confirmée, en liste d'attente, annulée, entraîneur

Suivi des présences

Comparez les présences réelles aux réservations

Recettes et coûts par séance

Suivez les résultats financiers de chaque séance

Statistiques des séances

Analyse du taux de remplissage, des présences et des notes

Exclure des séances des rapports

Des rapports réglables selon vos besoins

Tout est inclus

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Plannings récurrents, listes d'attente et suivi des présences, tout est inclus sans frais supplémentaires.

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