ClubPal
Adhérents et club

Une protection des mineurs qui s'applique toute seule

Le suivi des dates d'expiration du contrôle d'honorabilité, des vérifications équivalentes d'autres pays et des diplômes d'entraîneur, des conditions d'accès des entraîneurs impossibles à contourner, et un tableau de bord des remplacements qui signale une séance en manque d'entraîneurs tant qu'il est encore temps d'agir.

Enregistrer un justificatif, ce n'est pas le faire respecter

La plupart des logiciels de club vous laissent noter dans un champ libre qu'un entraîneur a passé son contrôle d'honorabilité. Aucun n'empêche cet entraîneur de se présenter à une séance de jeunes dix-huit mois plus tard avec un justificatif expiré depuis le printemps. L'information et la règle vivent à deux endroits différents, et c'est dans cet écart que la protection des mineurs échoue sans bruit.

ClubPal comble cet écart. Un justificatif est un véritable enregistrement, avec une date de délivrance, une date d'expiration et un statut, pas une ligne de texte libre. Une séance peut l'exiger, et cette exigence s'applique partout où un entraîneur est ajouté, y compris quand un administrateur l'ajoute à la main. Comme la vérification porte sur la date de la séance et non sur la date du jour, un justificatif qui expire avant une séance prévue dans trois mois est refusé dès maintenant, tant qu'il reste le temps de le renouveler.

Des justificatifs avec une date d'expiration
Contrôle d'honorabilité, vérifications équivalentes d'autres pays, secourisme et diplômes d'entraîneur, chacun enregistré sur la fiche de l'adhérent avec ses dates et un statut qui se tient à jour tout seul.
Des règles impossibles à contourner
Une séance peut exiger un justificatif de toute personne ajoutée comme entraîneur. La vérification s'applique dans tous les cas, y compris lors d'un ajout manuel par un administrateur : il n'y a pas de porte dérobée.
Les remplacements, avant le jour J
Fixez un nombre de participants par entraîneur : ClubPal calcule combien il en faut à mesure que les réservations arrivent, puis liste chaque séance des 28 prochains jours qui en manque.
Le problème du justificatif expiré
Personne ne s'en aperçoit avant qu'on pose la question
Là où ça dérape, en général

Un club enregistre ses contrôles une seule fois, le jour où quelqu'un les réclame, et plus jamais ensuite. Le tableur est exact le jour où il est fait, puis il se dégrade.

Des justificatifs notés en texte libre, sans aucune date
Des renouvellements suivis dans la boîte mail d'un seul bénévole
Aucune alerte avant qu'un parent ou une fédération pose la question
Un administrateur peut toujours ajouter un entraîneur sans vérification
Personne ne sait qu'une séance manque d'entraîneurs avant le jour même
Ce que fait ClubPal à la place

Chaque justificatif porte des dates, la plateforme peut donc vous dire ce qui va expirer. Chaque séance peut porter une règle, la plateforme peut donc refuser ce qui doit l'être.

Dates de délivrance et d'expiration sur chaque justificatif
Un délai d'alerte réglé pour chaque type de justificatif
Un tableau de bord qui affiche par défaut tout ce qui n'est pas valide
Une règle appliquée au cœur des réservations, pas sur le formulaire
Un compteur sur l'accueil de l'administration, pour que quelqu'un le regarde vraiment

Les outils de protection des mineurs qu'un bureau de bénévoles utilisera vraiment

Catalogue des qualifications
Définissez une fois les justificatifs que suit votre club. Le formulaire de création propose des modèles de vérifications étrangères (DBS Enhanced et Basic, PVG, AccessNI, Garda Vetting, Working With Children Checks, SafeSport), à côté du secourisme et des diplômes d'entraîneur.
Un statut qui se tient à jour
Valide, expire bientôt, expiré, renouvellement en cours ou incomplet. Un renouvellement en cours s'affiche en orange pour que le tableau de bord reste lisible, mais il ne satisfait pas une règle : un justificatif expiré est expiré.
Conditions d'accès des entraîneurs
Exigez une qualification, un âge, un groupe d'adhérents ou un champ de profil de toute personne ajoutée comme entraîneur. L'âge seul suffit à appliquer « les entraîneurs doivent être majeurs », sans rien d'autre à configurer.
Tableau de bord des remplacements
Chaque séance des 28 prochains jours qui manque d'entraîneurs ou dont les entraîneurs n'ont pas les justificatifs requis, avec la date, le nombre d'entraîneurs prévus face au nombre requis, la fréquentation attendue et la raison du manque.
Les moins de 18 ans signalés là où cela compte
Les jeunes adhérents portent un badge sur la liste des réservations de la séance et sur l'écran de pointage, pour que la personne qui mène la séance voie d'un coup d'œil de qui elle est responsable.
Une messagerie où l'on peut signaler
Tout adhérent peut signaler un message. Les signalements arrivent dans une seule file pour les personnes qui ont l'autorisation Gérer les discussions, qui peuvent les ignorer, masquer le message de façon réversible ou le supprimer définitivement.

Tout sur protection des mineurs

Catalogue des qualifications
Définissez chaque justificatif une fois pour tout le club. Renommer un type met à jour tous ses titulaires sans toucher à une seule fiche d'adhérent
Dates de délivrance et d'expiration
Chaque justificatif porte les deux : c'est la plateforme qui calcule le statut, sans compter sur la mémoire de quiconque
Délai d'alerte par type
Fixez combien de jours avant l'expiration un justificatif passe à l'orange, séparément pour chaque type
Cinq statuts
Valide, expire bientôt, expiré, renouvellement en cours, et incomplet pour un enregistrement importé sans dates
Tableau de bord des expirations
Adhérent, justificatif, date et statut, du plus proche au plus lointain, filtrable par type et par état, affichant par défaut tout ce qui n'est pas valide
Export possible
Exportez la liste des expirations pour une réunion de bureau ou un bilan demandé par la fédération
Archiver sans perdre l'historique
Archiver un type de justificatif le retire du sélecteur tout en laissant visibles tous ses titulaires actuels
Import depuis un tableur
Un import d'adhérents crée les types de justificatifs qu'il rencontre et signale les enregistrements arrivés sans dates
Justificatifs sur la fiche de l'adhérent
Un encart sur la fiche de l'adhérent, côté administration, liste chaque justificatif qu'il détient, avec ses dates et son statut
Conditions d'accès des entraîneurs
Un second jeu de règles sur la séance, distinct des règles qui déterminent qui peut réserver
Quatre types de règles
Qualifications requises, tranche d'âge, groupes d'adhérents et valeur d'un champ de profil
Pas de porte dérobée pour l'administrateur
La vérification se fait au cœur des réservations : un administrateur qui ajoute un entraîneur à la main passe par la même règle qu'un entraîneur qui s'ajoute lui-même
Vérifié à la date de la séance
Un justificatif qui expire avant la séance est refusé dès maintenant, tant qu'il reste le temps de le renouveler, et non le jour même
Un retour clair en cas d'ajout groupé
Quand plusieurs entraîneurs sont ajoutés d'un coup, ClubPal indique lesquels ont été refusés et pourquoi, au lieu d'échouer en silence
Les responsables de séance aussi
Désigner un responsable sans le justificatif requis est refusé à l'enregistrement de la séance
Un renouvellement ne compte pas
Un justificatif en cours de renouvellement s'affiche en orange sur le tableau de bord mais ne satisfait pas une condition d'accès
Participants par entraîneur
Fixez un nombre de participants par entraîneur, et le nombre d'entraîneurs requis se recalcule à mesure que les réservations arrivent
Le minimum fixe reste en vigueur
Le nombre d'entraîneurs requis est le plus élevé entre votre minimum fixe et le ratio : une petite séance a donc toujours un entraîneur
La valeur propre à une séance prime
Un administrateur qui fixe à la main le besoin d'une date précise l'emporte sur la formule pour cette date
Indicatif, jamais bloquant
Le ratio alimente le tableau de bord et l'alerte. Il ne refuse jamais un adhérent et n'annule jamais une réservation déjà confirmée
Tableau de bord des remplacements sur 28 jours
Il couvre la fenêtre de réservation par défaut : un manque apparaît tant que la séance peut encore être pourvue
Deux raisons de manque
Trop peu d'entraîneurs, ou des entraîneurs sans les justificatifs requis, chaque ligne indiquant laquelle s'applique
Fréquentation attendue
La moyenne des réservations confirmées sur les six dernières occurrences : une séance dans trois semaines ne paraît pas pourvue simplement parce que les réservations sont tardives
Compteur sur l'accueil de l'administration
Le nombre de séances qui manquent d'entraîneurs, avec un lien direct vers la liste
Badge moins de 18 ans
Les jeunes adhérents sont signalés sur la liste des réservations de la séance et sur l'écran de pointage
Arrivée et départ
Les deux sont horodatés, ce qui garde une trace de qui était présent et de l'heure à laquelle chacun est parti
Indicateur de première séance
Un adhérent qui vient pour la toute première fois est signalé, pour penser à bien l'accueillir
Conditions d'âge
Les règles de tranche d'âge écartent un jeune d'une séance adulte et un adulte d'une séance jeunes, sans que personne vérifie les dates de naissance à la main
Profils liés
Un compte parent peut agir pour un enfant, en réservant des séances et en gérant son adhésion à sa place
Historique de présence
Consultable par séance et sur la fiche de chaque adhérent
Tout adhérent peut signaler un message
Le signalement est ouvert à tous les participants de la discussion, avec un motif facultatif dans leurs propres mots
Une seule file de signalements
Les signalements arrivent au même endroit pour les personnes qui ont l'autorisation Gérer les discussions, avec le message, son auteur, la discussion d'origine et chaque signalement reçu
Ignorer, masquer ou supprimer
Ignorer clôt les signalements et garde trace du passage d'un modérateur. Masquer est réversible et cache le message à tous sauf aux modérateurs. Supprimer est définitif
Un message supprimé ne casse pas la discussion
Une réponse qui citait un message supprimé reste lisible et indique que le message cité a été supprimé
Filtrer ce qui reste à traiter
Passez des signalements à traiter à ceux déjà réglés, et cherchez par message ou par auteur
Personnes à contacter en cas d'urgence
Le nom et le numéro de la personne à contacter sur chaque fiche d'adhérent
Problèmes de santé
Enregistrés sur la fiche de l'adhérent, avec les coordonnées à contacter en cas d'urgence
Droits selon les rôles
Le rôle détermine qui peut voir et modifier les données des adhérents, et les pages des qualifications ont leur propre droit d'accès
Journal d'audit
Six mois d'activité couvrant chaque action des administrateurs et des adhérents, avec l'état précédent enregistré à côté de la modification
Chartes et règlements
Les chartes et règlements de protection des mineurs et de l'enfance sont rangés dans le gestionnaire de fichiers, avec un partage contrôlé et une expiration des liens en option
Consentement horodaté
Le consentement à être contacté est enregistré sur le profil avec la date à laquelle il a été donné
Inclus dans chaque compte

Une protection des mineurs qui ne dépend pas de la mémoire de quelqu'un

Le suivi des justificatifs, les conditions d'accès des entraîneurs et le tableau de bord des remplacements font partie de ClubPal : ce n'est ni une option ni une formule supérieure. Des frais de service sur ce que vous encaissez, sans abonnement.

Plébiscité par les dirigeants, les adhérents et les entraîneurs

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