Sócios e clube

Salvaguarda que se aplica sozinha

Controlo da validade do registo criminal e das qualificações de treinador, regras de elegibilidade dos treinadores que não se podem contornar e um painel de cobertura que mostra uma sessão com falta de treinadores enquanto ainda há tempo para resolver.

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Salvaguarda

Registar um certificado não é o mesmo que exigi-lo

Quase todo o software para clubes deixa escrever o número do certificado de registo criminal de um treinador num campo de notas. Nenhum impede esse treinador de aparecer numa sessão de jovens dezoito meses depois, com um certificado que caducou na primavera. O registo e a regra vivem em sítios diferentes, e é nesse intervalo que a salvaguarda falha sem ninguém dar por isso.

O ClubPal fecha esse intervalo. Uma credencial é um registo a sério, com data de emissão, data de validade e estado, e não uma linha de texto livre. Uma sessão pode exigi-la, e essa exigência é aplicada sempre que é associado um treinador, incluindo quando é um administrador a fazê-lo à mão. Como a verificação é feita para a data da sessão e não para o dia de hoje, um certificado que caduca antes de uma sessão daqui a três meses é recusado já, enquanto ainda há tempo para o renovar.

Credenciais com data de validade
Registo criminal, verificações equivalentes de outros países, primeiros socorros e qualificações de treinador, cada uma guardada no perfil do sócio com as datas e um estado que se mantém atualizado sozinho.

Regras que não se podem contornar
Uma sessão pode exigir uma credencial a quem for associado como treinador. A verificação corre em todos os caminhos, incluindo quando um administrador o associa à mão, por isso não há porta das traseiras.

Cobertura antes do dia
Defina um número de participantes por treinador e o ClubPal calcula quantos são precisos à medida que chegam as reservas, e depois lista todas as sessões dos próximos 28 dias com falta de treinadores.

O problema do certificado caducado

Ninguém dá por nada até alguém perguntar

Como costuma correr mal

Um clube regista os certificados de registo criminal uma vez, quando alguém insiste, e nunca mais. A folha de cálculo está certa no dia em que é feita e degrada-se a partir daí.

Certificados registados como texto livre, sem datas

Renovações acompanhadas na caixa de correio de um voluntário

Nenhum aviso até um pai ou uma federação perguntar

Um administrador pode sempre associar um treinador e saltar a verificação

Ninguém sabe que faltam treinadores numa sessão até ao próprio dia

O que o ClubPal faz em vez disso

Cada credencial tem datas, por isso a plataforma consegue dizer o que está prestes a caducar. Cada sessão pode ter uma regra, por isso a plataforma consegue recusar o que deve ser recusado.

Data de emissão e data de validade em cada credencial

Um período de aviso definido por tipo de credencial

Um painel que mostra, por predefinição, tudo o que não está válido

Regras aplicadas na camada de reservas, e não no formulário

Um contador na página inicial da administração, para que alguém olhe mesmo

Tudo incluído

As ferramentas de salvaguarda que uma direção de voluntários vai mesmo usar

Catálogo de qualificações

Defina uma vez as credenciais que o clube acompanha. O formulário de criação sugere DBS Enhanced e Basic, PVG, AccessNI, Garda Vetting, Working With Children Checks e SafeSport, a par dos primeiros socorros e das qualificações de treinador.

Um estado que se mantém atualizado

Válida, expira em breve, expirada, renovação em curso ou incompleta. Uma renovação em curso aparece a âmbar para o painel continuar a ser útil, mas não cumpre uma regra: uma credencial expirada está expirada.

Regras de elegibilidade dos treinadores

Exija uma qualificação, uma idade, um grupo de sócios ou um campo do perfil a quem for associado como treinador. A idade, sozinha, resolve o "os treinadores têm de ter mais de 18 anos" sem mais nada para configurar.

Painel de cobertura

Todas as sessões dos próximos 28 dias com falta de treinadores ou cujos treinadores não têm as credenciais exigidas, com a data, a cobertura face à necessária, a afluência prevista e o motivo da falha.

Menores de 18 assinalados onde importa

Os sócios jovens têm um distintivo na lista de reservas da sessão e no ecrã de check-in, para que quem orienta a sessão veja de relance por quem é responsável.

Um chat em que se pode denunciar

Qualquer sócio pode denunciar uma mensagem. As denúncias juntam-se numa única fila para quem tem a permissão Gerir chats, que as pode ignorar, ocultar a mensagem de forma reversível ou eliminá-la de vez.

Todas as funcionalidades, em detalhe

Tudo sobre salvaguarda

Catálogo de qualificações

Defina cada credencial uma vez para todo o clube. Mudar o nome a um tipo atualiza todos os titulares sem tocar num único registo de sócio

Datas de emissão e de validade

Todas as credenciais têm ambas, por isso é a plataforma que calcula o estado, em vez de depender da memória de alguém

Período de aviso por tipo

Defina quantos dias antes de expirar uma credencial passa a âmbar, separadamente para cada tipo de credencial

Cinco estados

Válida, expira em breve, expirada, renovação em curso e incompleta, para um registo importado sem datas

Painel de validades

Sócio, credencial, data e estado, as mais próximas primeiro, com filtros por tipo e por estado, mostrando por predefinição tudo o que não está válido

Exportável

Exporte a lista de credenciais a expirar para uma reunião da direção ou para um relatório à federação

Arquivar sem perder o histórico

Arquivar um tipo de credencial retira-o da lista de escolha e mantém visíveis todos os titulares existentes

Importar de uma folha de cálculo

Uma importação de sócios cria os tipos de credencial que encontra e assinala os registos que chegaram sem datas

Credenciais no perfil do sócio

Um cartão na página de administração do sócio com todas as credenciais que tem, com as datas e o estado

Regras de elegibilidade dos treinadores

Um segundo conjunto de regras na sessão, separado das regras que definem quem pode reservar

Quatro tipos de regra

Qualificações exigidas, faixa etária, grupos de sócios e valor de um campo do perfil

Sem porta das traseiras para administradores

A verificação está na camada de reservas, por isso um administrador que associa um treinador à mão passa pela mesma regra que um treinador que se associa a si próprio

Verificado para a data da sessão

Uma credencial que caduca antes da sessão é recusada já, enquanto há tempo para a renovar, e não à porta

Resposta clara em lote

Associar vários treinadores de uma vez indica quais foram recusados e porquê, em vez de falhar em silêncio

Responsáveis de sessão também

Atribuir um responsável sem credenciais é recusado quando a sessão é guardada

Uma renovação não conta

Uma credencial marcada como em renovação aparece a âmbar no painel, mas não cumpre uma regra de elegibilidade

Participantes por treinador

Defina um número de participantes por treinador e a cobertura necessária recalcula-se à medida que chegam as reservas

O mínimo fixo continua a contar

A cobertura necessária é o maior valor entre o número fixo e o rácio, por isso uma sessão pequena continua a ter um treinador

O valor da sessão prevalece

Um administrador que define à mão o número para uma data concreta sobrepõe-se à fórmula nessa data

Indicativo, nunca bloqueia

Um rácio alimenta o painel e o aviso. Nunca recusa um sócio nem deixa pendurada uma reserva já confirmada

Painel de cobertura a 28 dias

Coincide com o período de reserva predefinido, por isso uma falha aparece enquanto a sessão ainda se pode preencher

Dois motivos de falha

Falta de treinadores e treinadores sem as credenciais exigidas, com cada linha a indicar qual se aplica

Afluência prevista

A média das reservas confirmadas nas últimas seis ocorrências, para que uma sessão daqui a três semanas não pareça coberta só porque as reservas chegam tarde

Contador na página inicial da administração

O número de sessões sem cobertura, com um link direto para a lista

Distintivo de menor de 18

Os sócios jovens são assinalados na lista de reservas da sessão e no ecrã de check-in

Entrada e saída

As duas registadas com a hora, o que dá um registo de quem esteve presente e de quando saiu

Indicador de primeira sessão

Um sócio que vem pela primeira vez é assinalado, como lembrete para o receber como deve ser

Elegibilidade por faixa etária

As regras de faixa etária deixam um jovem fora de uma sessão de adultos e um adulto fora de uma sessão de jovens, sem ninguém verificar datas de nascimento à mão

Perfis associados

A conta de um pai ou de uma mãe pode agir em nome de um filho, reservando sessões e gerindo a adesão por ele

Histórico de presenças

Consultável por sessão e no perfil de cada sócio

Qualquer sócio pode denunciar uma mensagem

Qualquer participante do chat pode fazer uma denúncia, com um motivo opcional escrito por palavras suas

Uma única fila de denúncias

As denúncias juntam-se num só lugar para quem tem a permissão Gerir chats, com a mensagem, o autor, o chat de onde veio e todas as denúncias que tem

Ignorar, ocultar ou eliminar

Ignorar limpa as denúncias e regista que um moderador viu a mensagem. Ocultar é reversível e esconde a mensagem de todos menos dos moderadores. Eliminar é definitivo

Mensagens eliminadas não estragam o fio

Uma resposta que citava uma mensagem eliminada continua legível e mostra que a mensagem citada foi eliminada

Filtrar pelo que está pendente

Alterne entre as denúncias que ainda precisam de atenção e as já tratadas, e pesquise pela mensagem ou pelo autor

Contactos de emergência

Nome e número de contacto guardados no registo de cada sócio

Condições médicas

Registadas no perfil do sócio, junto aos contactos de emergência

Permissões por funções

Quem pode ver e editar os dados dos sócios é controlado pela função, e as páginas de qualificações têm um acesso à parte

Registo de auditoria

Seis meses de atividade, cobrindo todas as ações de administradores e de sócios, com o estado anterior guardado junto à alteração

Documentos de políticas

As políticas de salvaguarda e de proteção de menores ficam no gestor de ficheiros, com partilha controlada e validade opcional dos links

Consentimento com data

O consentimento de contacto fica registado no perfil, com a data em que foi dado

Incluído em todas as contas

Salvaguarda que não depende da memória de ninguém

O acompanhamento de credenciais, as regras de elegibilidade dos treinadores e o painel de cobertura fazem parte do ClubPal, não são um extra nem um plano superior. Uma taxa fixa sobre o que recebe, sem subscrição.

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O que dizem os clubes

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