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Socios y club

Protección de menores que se cumple sola

Seguimiento de la caducidad del certificado de delitos de naturaleza sexual, de los certificados equivalentes de otros países y de las titulaciones de entrenador, requisitos para entrenadores que no se pueden saltar y un panel de cobertura que le muestra una sesión con pocos entrenadores cuando todavía hay tiempo de arreglarlo.

Registrar un certificado no es lo mismo que hacerlo cumplir

La mayoría de los programas de gestión de clubes le dejan apuntar en un campo de notas que un entrenador tiene su certificado. Ninguno impide que ese entrenador se presente en una sesión de menores dieciocho meses después con un certificado que caducó en primavera. El registro y la regla están en sitios distintos, y es en ese hueco donde la protección de menores falla sin que nadie se dé cuenta.

ClubPal cierra ese hueco. Un certificado es un registro de verdad, con fecha de expedición, fecha de caducidad y estado, no una línea de texto libre. Una sesión puede exigirlo, y ese requisito se aplica allí donde se añade a un entrenador, también cuando lo añade a mano un administrador. Como la comprobación se hace con la fecha de la sesión y no con la de hoy, un certificado que caduca antes de una sesión dentro de tres meses se rechaza ya, cuando todavía hay tiempo de renovarlo.

Certificados con fecha de caducidad
El certificado de delitos de naturaleza sexual, los certificados equivalentes de otros países, primeros auxilios y titulaciones de entrenador, cada uno guardado en la ficha del socio con sus fechas y un estado que se mantiene al día solo.
Requisitos que no se pueden saltar
Una sesión puede exigir un certificado a cualquiera que se añada como entrenador. La comprobación se hace en todos los casos, también cuando un administrador lo añade a mano, así que no hay puerta trasera.
Cobertura, antes del día
Fije un entrenador por cada cierto número de participantes y ClubPal calcula cuántos necesita a medida que llegan las reservas, y luego le muestra todas las sesiones de los próximos 28 días que se quedan cortas.
El problema del certificado caducado
Nadie se entera hasta que alguien pregunta
Cómo suele salir mal

Un club registra los certificados una vez, cuando alguien se pone a pedirlos, y nunca más. La hoja de cálculo es correcta el día en que se hace y a partir de ahí se va quedando desfasada.

Certificados apuntados como texto libre, sin fechas
Renovaciones controladas desde la bandeja de entrada de un voluntario
Ningún aviso hasta que pregunta un padre o una federación
Un administrador siempre puede añadir a un entrenador y saltarse la comprobación
Nadie sabe que a una sesión le faltan entrenadores hasta el mismo día
Lo que hace ClubPal, en cambio

Cada certificado lleva fechas, así que la plataforma puede avisarle de lo que está a punto de caducar. Cada sesión puede llevar una regla, así que la plataforma puede rechazar lo que se debe rechazar.

Fecha de expedición y de caducidad en cada certificado
Un plazo de aviso que usted fija para cada tipo de certificado
Un panel que muestra por defecto todo lo que no está en vigor
Control en la capa de reservas, no en el formulario
Un contador en el inicio de la administración, para que alguien lo mire de verdad

Las herramientas de protección de menores que una junta de voluntarios usará de verdad

Catálogo de titulaciones
Defina una sola vez los certificados que sigue su club. El formulario de creación sugiere modelos de certificados de otros países (DBS Enhanced y Basic, PVG, AccessNI, Garda Vetting, Working With Children Checks y SafeSport), junto a primeros auxilios y titulaciones de entrenador.
Un estado que se mantiene al día solo
En vigor, a punto de caducar, caducado, en renovación o incompleto. Un certificado en renovación sale en ámbar para que el panel siga siendo útil, pero no cumple un requisito: un certificado caducado está caducado.
Requisitos para entrenadores
Exija una titulación, una edad, un grupo de socios o un campo de la ficha a cualquiera que se añada como entrenador. La edad por sí sola resuelve “los entrenadores deben ser mayores de 18 años” sin configurar nada más.
Panel de cobertura
Todas las sesiones de los próximos 28 días con pocos entrenadores o cuyos entrenadores no tienen los certificados en vigor, con la fecha, la cobertura frente a la necesaria, la asistencia prevista y el motivo del hueco.
Menores de 18 años señalados donde importa
Los socios menores llevan una etiqueta en la lista de reservas de la sesión y en la pantalla de control de asistencia, para que quien dirige la sesión vea de un vistazo de quién es responsable.
Un chat en el que se puede denunciar
Cualquier socio puede denunciar un mensaje. Las denuncias se reúnen en una cola para quien tenga el permiso Gestionar chats, que puede descartarlas, ocultar el mensaje de forma reversible o eliminarlo directamente.

Todo lo que incluye protección de menores

Catálogo de titulaciones
Defina cada certificado una sola vez para todo el club. Cambiar el nombre de un tipo lo actualiza para todos sus titulares sin tocar la ficha de ningún socio
Fechas de expedición y de caducidad
Cada certificado lleva las dos, así que la plataforma calcula el estado en lugar de depender de que alguien se acuerde
Plazo de aviso por tipo
Decida cuántos días antes de caducar se pone en ámbar un certificado, por separado para cada tipo
Cinco estados
En vigor, a punto de caducar, caducado, en renovación e incompleto para un registro importado sin fechas
Panel de caducidades
Socio, certificado, fecha y estado, primero lo más próximo, con filtros por tipo y por estado, y por defecto todo lo que no está en vigor
Se puede exportar
Exporte la lista de caducidades para una reunión de la junta directiva o un informe para la federación
Archivar sin perder el historial
Archivar un tipo de certificado lo quita del selector y mantiene visibles a todos sus titulares actuales
Importación desde una hoja de cálculo
Al importar socios se crean los tipos de certificado que aparecen y se marcan los registros que llegaron sin fechas
Certificados en la ficha del socio
Una tarjeta en la página del socio en la administración con todos los certificados que tiene, con sus fechas y su estado
Requisitos para entrenadores
Un segundo conjunto de reglas en la sesión, aparte de las que deciden quién puede reservar
Cuatro tipos de requisito
Titulaciones obligatorias, franja de edad, grupos de socios y valor de un campo de la ficha
Sin puerta trasera para administradores
La comprobación está en la capa de reservas, así que un administrador que añade a un entrenador a mano pasa por la misma regla que un entrenador que se apunta solo
Comprobado con la fecha de la sesión
Un certificado que caduca antes de la sesión se rechaza ya, cuando hay tiempo de renovarlo, y no en la puerta
Respuesta clara al añadir varios
Al añadir varios entrenadores a la vez se indica a cuáles se ha rechazado y por qué, en lugar de fallar sin avisar
También para quien dirige la sesión
Asignar como responsable a alguien sin certificado en vigor se rechaza al guardar la sesión
La renovación no cuenta
Un certificado marcado como en renovación sale en ámbar en el panel, pero no cumple un requisito para entrenadores
Participantes por entrenador
Fije un entrenador por cada cierto número de participantes y la cobertura necesaria se recalcula sola a medida que llegan las reservas
El mínimo fijo se sigue aplicando
La cobertura necesaria es la mayor entre su número fijo y la ratio, así que una sesión pequeña sigue teniendo entrenador
Manda el ajuste de cada sesión
Si un administrador fija a mano un día concreto, ese valor se impone a la fórmula para ese día
Orientativo, nunca bloquea
La ratio alimenta el panel y el aviso. Nunca deja fuera a un socio ni anula una reserva ya confirmada
Panel de cobertura a 28 días
Coincide con el plazo de reserva por defecto, así que un hueco aparece cuando todavía se puede cubrir la sesión
Dos motivos de hueco
Faltan entrenadores, o los entrenadores no tienen los certificados en vigor, y cada fila indica cuál de los dos es
Asistencia prevista
La media de reservas confirmadas en las seis últimas sesiones, para que una sesión dentro de tres semanas no parezca cubierta solo porque las reservas llegan tarde
Contador en el inicio de la administración
El número de sesiones sin cobertura suficiente, con enlace directo a la lista
Etiqueta de menor de 18 años
Los socios menores aparecen señalados en la lista de reservas de la sesión y en la pantalla de control de asistencia
Entrada y salida
Se registra la hora de las dos, así que queda constancia de quién estaba presente y cuándo se fue
Aviso de primera sesión
Se señala a un socio que viene por primera vez, para acordarse de darle una buena bienvenida
Requisitos por franja de edad
Las reglas de edad dejan a un menor fuera de una sesión de adultos y a un adulto fuera de una de menores, sin que nadie compruebe fechas de nacimiento a mano
Perfiles vinculados
La cuenta de un padre, una madre o un tutor puede actuar en nombre de un menor, reservando sesiones y gestionando su cuota
Historial de asistencia
Se puede revisar por sesión y en la ficha de cada socio
Cualquier socio puede denunciar un mensaje
Denunciar está abierto a todos los participantes de la conversación, con un motivo opcional con sus propias palabras
Una sola cola de denuncias
Las denuncias se reúnen en un solo sitio para quien tenga el permiso Gestionar chats, con el mensaje, su autor, la conversación de la que viene y todas las denuncias que ha recibido
Descartar, ocultar o eliminar
Descartar borra las denuncias y deja constancia de que un moderador lo revisó. Ocultar es reversible y esconde el mensaje a todos menos a los moderadores. Eliminar es definitivo
Los mensajes eliminados no rompen la conversación
Una respuesta que citaba un mensaje eliminado se sigue leyendo y muestra que el mensaje citado se eliminó
Filtrar lo pendiente
Cambie entre las denuncias que siguen pendientes y las ya resueltas, y busque por mensaje o por autor
Contactos de emergencia
Nombre y teléfono de contacto en la ficha de cada socio
Problemas de salud
Se guardan en la ficha del socio, junto a los datos de contacto de emergencia
Permisos por roles
Quién puede ver y modificar los datos de los socios depende de su rol, con las páginas de titulaciones protegidas por separado
Registro de auditoría
Seis meses de actividad de cada acción de administradores y socios, con el estado anterior guardado junto al cambio
Documentos de políticas
Las políticas de protección de menores están en el gestor de archivos, con uso compartido controlado y caducidad opcional de los enlaces
Consentimiento con fecha
El consentimiento de contacto queda registrado en la ficha con la fecha en que se dio
Incluido en todas las cuentas

Protección de menores que no depende de que alguien se acuerde

El seguimiento de certificados, los requisitos para entrenadores y el panel de cobertura forman parte de ClubPal: no son un complemento ni un plan superior. Una comisión fija sobre lo que cobra, sin suscripción.

Lo valoran los directivos, los socios y los entrenadores

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